Ein digitaler Arbeitsplatz (oder Digital Workplace) ist eine zentrale Arbeitsplattform, welche Tools, Services und Informationen jeweils an einem Ort zur Verfügung stellt. Ein organisationsinternes Webportal ist eine Weiterentwicklung des Intranets. Eine bloße Ablage für Dokumente ist ein digitaler Arbeitsplatz keineswegs. Es werden Werkzeuge bereitgestellt, welche eine Kollaboration zwischen den Mitarbeitern zu jeder Zeit ermöglicht. Durch ein Zusammenspiel mit beispielsweise einem CRM oder einem ERP wird eine solche Arbeitsumgebung unerlässlich.
Welche Vorteile hat ein digitaler Arbeitsplatz?
Der Fluss an permanent abrufbaren Informationen am Digital Workplace hat stets positive Auswirkungen auf die Innovationskraft und Agilität von modernen Unternehmen. Zugleich wird hierdurch das Engagement und die Zufriedenheit des Personals gesteigert.
Die Informationen können ohne Umwege in einer sicheren Umgebung zur richtigen Zeit ausgeliefert werden. Der Digital Workplace ist die erste Anlaufstation für alle nötigen Werkzeuge und Applikationen, die für das Unternehmen von größer Bedeutung sind. Die zentralen Vorteile einer digitalen Arbeitsumgebung sind:
- Permanente Verfügbarkeit von (Kunden-)Informationen und Aufgaben sowie Prozessen
- Sorgt für orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
- Fördert den Wissensaustausch im Unternehmen
- Bereitstellung einer zentralen Plattform statt Insellösungen
- Vereinfachung von Arbeitsprozessen durch Digitalisierung
- Fördert Engagement des Personals
Wie ist ein digitales Arbeitsumfeld geschaffen?
Die Grundprinzipien eines solchen Arbeitsumfeldes ist die Integration von Arbeitsprozessen und Kollaboration zwischen den Mitarbeitern. Die Zusammenfassung aller eingesetzten Software-Systemen (wie ERP, CRM oder BI) werden hier zusammengebracht. Das stellt Informationen und Anwendungen zur Verfügung, die wiederum sehr viel Zeit sparen.
Demnach wäre es Möglich, Bestellungen der Kunden auch hier durch eine Schnittstelle ankommen zu lassen. Die Bearbeitung der Bestellung verläuft so über die übersichtliche Firmeninfrastruktur. Ein anderer Mitarbeiter kann bei der Ablösung nachsehen, welche Arbeiten erledigt wurde, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährt wird.
Die Zusammenfassung geschieht zumeist web-basiert. So haben auch die Mitarbeiter aus dem Vertrieb die Möglichkeit, jederzeit von jedem Ort von einem Laptop oder Smartphone auf die Daten zuzugreifen. Jede Firma entscheidet anders darüber, in welchem Umfang die Arbeitsumgebung bereitgestellt wird.
Die Basis bildet in jedem Falle das Backend. Hier durchlaufen die Prozesse der Softwaresysteme, welche tagtäglich eingesetzt werden. Eine Aktualisierung erfolgt stets automatisch durch ein Cronjob, der sogar minütlich neue Daten abfragen kann.
Der Nachteil von Insellösungen
Die meisten Unternehmen setzen auf Insellösungen — es gibt also kein zentrales System. Daten liegen auf vielen verschiedenen Plattformen. Das hat den Nachteil, dass die Daten sich nie in einer einheitlichen Unternehmensumgebung befindet, sondern immer bei auswärtigen Unternehmen. Zusätzlich geht Zeit dabei verloren, wenn auf unterschiedliche Systeme zugegriffen werden muss. Die anschließende Suche nach den passenden Dokumenten benötigt wiederum Zeit.
Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern kann so nicht gewährleistet werden. Viel eher ist das sogar eine Behinderung im Workflow. Ein Home-Office ist so auch überhaupt nicht möglich, weil ein Mitarbeiter sich immer auf den anderen verlassen muss. Zeit- und räumlich flexible Arbeit ist nur durch ein zentrales Programm ohne Probleme möglich.
Rechtssicherheit
In einem neuen Gesetzentwurf heißt es, dass jede Minute bei der Zeiterfassung eingetragen gehört. Selbst, wenn für fünf Minuten nochmal schnell die E-Mails bearbeitet werden. Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es dieses Gesetz nicht. Allerdings können Unternehmen auf diese Art und Weise schonmal vorsorgen. Beim Abruf auf das zentrale System könnte direkt eine Uhr mitlaufen. Während die E-Mails in der Arbeitsumgebung beantwortet werden, wird so jede Minute aufgezeichnet.
Ein wirklich spannendes System ist die RES Software von Invanti. Eine eigene IT-Lösung ist für ein Unternehmen nicht zu empfehlen, denn so geht Zeit und eine Menge Geld verloren, weil die Entwicklungszeit entsprechend dauert.
Übrigens: Ein solches System ist nicht nur für große Unternehmen ein Vorteil. Auch digitale Nomaden können von einer Zentralisierung profitieren.
